home office it dsgvo

Homeoffice oder in der Behördensprache aiuch als Telearbeitsplatz bezeichnet ist keine neue Erfindung. Zahlreiche Berufstätige kennen die Vorteile des Home Office Arbeitsplatz schon sehr gut und möchten die Vorteile welche sich daraus ergeben mit Sicherheit nicht mehr missen.

Mit der aktuellen Corona Pandemie kam die Home Office Variante noch stärker zum Einsatz, schließlich ging oder geht es darum Kontakte zu vermeiden oder einzuschränken. Was des einen Freud, kann für den Arbeitgeber durchaus zur Last werden, wenn man nicht die Faktoren Datenschutz und Home Office Regelung miteinander verzahnt.

Wie sieht die DSGVO die Home Office Regelung?

Im Mai 2018 wurden die Unternehmen mit der DSGVO überrascht, wobei es eigentlich keine Überraschung hätte werden sollen. Die DSGVO wurde ja schon viele Jahre vorher mit Leben gefüllt und auch entsprechend kommuniziert. Lange Rede kurzer Sinn und natürlich geht die DSGVO an der Thematik Home Office nicht spurlos vorbei.

Aber wie setze ich als Arbeitgeber und als Arbeitnehmer so um, dass es keine negativen Überraschungen generiert? Hier nun einige Dinge welche sowohl für den Arbeitgeber aber auch für den Arbeitnehmer von Interesse sein sollten.

Auch im Home Office – Datenschutz first

My Home is my Office und mit dieser Aussage wird klar, für den Arbeitgeber wird es schwierig den Datenschutz im Auge zu behalten. Ebenso tummeln sich im Home Office auch Mitbewohner und somit wird der Zugang zu personenbezogenen Daten aus den betrieblichen Unterlagen nicht unbedingt sicherer. Grundsätzlich gilt. Werden Mitarbeiter für die Home Office Regelung berücksichtigt, sollte der Datenschutzbeauftragte des Unternehmens schon frühzeitig in die Planung mit einbezogen werden.

Grundsätzlich gilt es erst einmal zu klären, ob überhaupt personenbezogene Daten verarbeitet werden.

Die DSGVO kommt immer dann zum tragen, wenn Zugang zu

  1. personenbezogenen Daten, wie Name, Adresse etc.
  2. besonderen Arten personenbezogener Daten, wie beispielsweise Herkunft oder Religionszugehörigkeit
  3. Sozialdaten, unter anderem Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse

besteht und diese bearbeitet bzw. verarbeitet werden. Um nun überhaupt eine Klassifizierung von Daten herstellen zu können, sollte das Bewusstsein auf personenbezogene Daten gerichtet werden.

Was genau sind personenbezogene Daten?

Im Art. 4 der DSGVO lwird fest gelegt, wann es sich um personenbezogene Daten handelt und definiert den Begriff wie folgt: „Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.“

Beispiele für personenbezogene Daten:

  • Name
  • Adresse
  • Telefonnummern
  • Kreditkartennummern
  • Autokennzeichen
  • Kontodaten
  • Personalnummern
  • Online-Daten wie IP-Adresse oder Standortdaten
  • Staatszugehörigkeit
  • Religionszugehörigkeit

Checkliste: Schutzmaßnahmen der DSGVO für das Home Office

Arbeitnehmer, die ihren Wunsch nach Home Office nachgehen möchten und bei ihrer täglichen Arbeit mit personenbezogenen Daten in Berührung kommen, sollten die DSGVO unbedingt beachten. Andernfalls können erhebliche Strafen und Geldbußen die Folge sein. In der folgenden Checkliste finden Sie alle wichtigen Infos, die für die Ausstattung Ihres heimischen Arbeitsplatzes erforderlich sind.

  • Der Arbeitsplatz sollte sich in einem separaten Zimmer befinden, sodass man diesen abschließen kann.
  • Auch betriebliche Unterlagen sollten in einem Schrank abgeschlossen aufbewahrt werden.
  • Werden Laptops, PCs oder sonstige IT-Ausstattung zur Verfügung gestellt, dürfen diese nicht privat genutzt
  • Verschlüsseln Sie Festplatten, USB-Sticks und sonstige externe Datenträger.
  • Versehen Sie das Betriebssystem immer mit einem sicheren Kennwort.
  • Verschlüsseln Sie E-Mails und sonstige elektronische Daten nach dem aktuellen Stand der Technik.
  • Arbeitnehmer, die mit ihrer Familie oder Mitbewohnern zusammenleben, sollten auch beim kurzzeitigem Verlassen den PC sperren.
  • Es ist untersagt, berufliche E-Mails auf private E-Mail- Postfächer weiterzuleiten.
  • Betriebliche Unterlagen mit sensiblen Informationen sind entsprechend zu vernichten.

Achten Sie beim Kauf eines Aktenvernichters darauf, ob dieser der DSGVO entspricht. Die meisten Geräte sind mit einem Hinweis versehen und werden in verschiedene Sicherheitsstufen eingeteilt, die sich nach den zu vernichtenden Schriftstücken richten. Für personenbezogene Daten werden Aktenvernichter der Sicherheitsstufe 4 empfohlen.

Datenschutz im Home Office: ein sicheres Passwort ist essenziell

Um personenbezogene Daten auch aus dem Home Office heraus zu schützen, ist ein sicheres Passwort unerlässlich. Doch was macht ein gut geschütztes Passwort aus? Komplexe und besonders lange Passwort-Kreationen gelten hierbei als besonders sicher.

Absolutes No-Go sind Zahlenreihungen und Wörter, wie sie im Wörterbuch stehen. Vermeiden Sie zudem das Speichern von Passwörtern, sondern legen Sie sich lieber einen Passwort Manager an.

Home Office: Vor- und Nachteile für Arbeitgeber und Angestellte

Da es keinen Rechtsanspruch gibt, ist für viele Arbeitnehmer eine Home Office Vereinbarung anstelle eines höheren Gehalts eine gute Möglichkeit die Work-Life-Balance zu steigern.

Dem Angestellten bietet die Arbeit von Zuhause mehr Flexibilität und bessere Vereinbarkeit mit der Familie. Zudem sparen sich Pendler den täglichen Weg zur Arbeit und dementsprechende Fahrtkosten. Zuhause lässt sich mit einem ruhigen Arbeitsplatz oftmals produktiver arbeiten, ohne die störende Geräuschkulisse eines Großraumbüros.

Auch viele Arbeitgeber profitieren davon den Mitarbeitern Home Office anzubieten. Da der tägliche Weg zur Arbeit entfällt, werden Angestellte seltener krank und steigern durch die Möglichkeit flexibel zu arbeiten die Arbeitsmotivation.

Zusätzlich sparen Arbeitgeber Geld, beispielsweise durch Verringerung der Stromkosten. Für neue, potentielle Mitarbeiter kann sich das Unternehmen positiver darstellen und bei der Gewinnung neuer Angestellten Wettbewerbsvorteile gewinnen.

Was sollte eine Home Office Vereinbarung beinhalten?

Wird dem Arbeitnehmer die Möglichkeit der Arbeit von Zuhause aus gewährt, legt der Arbeitgeber eine Home Office Vereinbarung fest. Dies ist für beide Seiten sinnvoll.

Um Haftungsfälle und Missverständnisse zu vermeiden, sollten die Bestimmungen vorab schriftlich festgehalten werden. So weiß der Arbeitnehmer welche Rechte und Pflichten er einzuhalten hat und worauf er bei der täglichen Arbeit am heimischen Schreibtisch achten sollte.

Folgende Fragen die in der Home Office Vereinbarung für Mitarbeiter und Arbeitgeber zu berücksichtigen sind, haben wir Ihnen hier aufgelistet.

  • Welche Ausstattung braucht der Mitarbeiter und braucht er separate Räumlichkeiten?
  • Welche Arbeits- und Pausenzeiten werden vereinbart?
  • Muss der Mitarbeiter für Kollegen, Kunden etc. erreichbar sein?
  • Welche Datenschutzrichtlinien sind einzuhalten und umzusetzen?
  • Darf der Mitarbeiter die gestellten Arbeitsmittel privat nutzen?
  • Werden dem Angestellten Aufwendungen für Strom- oder Heizkosten gewährt?
  • Besteht eine Kündigungsfrist für die Home Office Vereinbarung?
  • Darf der Arbeitgeber oder Datenschutzbeauftrage nach vorheriger Absprache die Räumlichkeiten zu Kontrollzwecken besichtigen?
  • Was passiert bei Verlust von betrieblichen Arbeitsmaterialien oder Beschädigungen der Ausstattung?

Achtung: Damit alle Mitarbeiter auch im Home Office sowie unterwegs stets datenschutzkonform arbeiten, müssen Sie diese umfassend über die Datenschutzrichtlinien beim mobilen Arbeiten informieren.

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