Datenschutz im Diebstahlmanagement

Leidiges Thema, Ladendiebstahl und Straftaten im Einzelhandel. Gut aufgerüstet stellt sich der Einzelhandel dieser Problematik und investiert eine hohe Summe in die Diebstahl Prävention und Diebstahl Aufdeckung. Angefangen bei hochauflösenden Kameras über den Einsatz von erfahrenen Kaufhausdetektiven bis hin zur elektronischen Diebstahlsicherung. Viel wird investiert und um das Thema dann auch gut dokumentiert zu wissen, setzt man auf Diebstahl Management Systeme oder das gute und nicht immer bewährte Ablagesystem.

Was hierbei dann gänzlich auf der Strecke bleibt ist eindeutig der Datenschutz. Datenschutz? Ja, der Schutz von personenbezogenen Daten und in unserem aktuellen Fall, der Schutz von personenbezogenen Daten von Personen die einer Straftat im Einzelhandel verdächtigt werden.

Wie die Verarbeitung dieser Daten stellenweise organisiert ist, lässt einen schaudern. Klar, man hat nun einen Menschen bei einer Straftat gestellt und soll hier noch in Sachen Datenschutz besondere Sorgfalt an den Tag legen? DIe Antwort ist ganz klar, man soll nicht nur Sorgfalt wachsen lassen, sondern muss diese Sorgfalt tatsächlich auch nachweisen.

Was wir hier schon alles erlebt haben kann mit der DSGVO und dem BDSG kaum in Einklang gebracht werden. Angefangen von bedenklichen Strafantrag-Formularen , über versteckt installierte mobile Überwachungskameras bis hin zu schlecht geschulten Kaufhausdetektiven was den Datenschutz betrifft. Ob dieses Thema dann auch mal Berücksichtigung in der IHK Sachkundeprüfung Berücksichtigung finden wird, das ist fraglich wäre aber auch dringend zu empfehlen.

Oft ist es passiert, dass ich ein Detektivbüro im Einzelhandel betreten habe und dort noch die Spuren von meinen Vorgängern auffinden konnte. Schmierzettel mit personenbezogenen Daten, Starfantrag Entwürfe die zerknüllt auf dem Schreibtisch lagen, Ausdrucke von Ausweis Dokumenten, fehlende Hinweisschilder bei Einsatz von Überwachungskameras und so einiges mehr.
Selten war es auch möglich das Detektiv Büro zu verschließen. Oftmals werden vom Einzelhandel hierzu Räumlichkeiten zur Verfügung gestellt, die definitiv für einen sensiblen Umgang mit Daten gänzlich ungeeignet sind. Von der Bessenkammer, über den Erste Hilfe Raum bis hin zur Karton Ablage im Lagerraum. Alles schon erlebt und alles weiterhin Realität. Natürlich gibt es auch Einzelhändler die hier etwas besser ausgestattet sind, die Problematik Datenschutz bleibt aber weiterhin bei fast allen Unternehmen ein Stiefkind.

Diebstahl Management Software Lösungen könnten Abhilfe schaffen

Besonders die Big Player im Einzelhandel setzen auf sogenannte Diebstahl Management Lösungen. Guter Ansatz, nur ist das Problem Datenschutz auch in diesen Anwendungen nicht ausreichend berücksichtigt. Da werden Ausdrucke gefertigt und unzählige Kopien von einem Strafantrag an möglichst vielen Orten „geknickt, gelocht, geheftet“. Da liegen Strafanträge im Ordner der Detektive, eine Ausfertigung bei der Geschäftsleitung, eine weitere Ausfertigung bei der Revision und letztendlich eine Ausfertigung dann noch bei der Detektei und dem Detektiven.

Wie bitte soll denn bei einem derartigen Ablageszenario der Datenschutz gewährleistet werden? Fragt man dann hin – und wieder Kollegen ob deren Mitarbeiter in Sachen Datenschutz geschult wurden, bekommt man meistens ein Lächeln aber definitiv keine befriedigende Antwort. Aber wie sieht es denn nun aus mit der DSGVO Verordnung? Wie sieht es aus mit

oder… immer wieder aktuell, wie sieht es aus wenn die Daten von Kindern betroffen sind? Hierzu können folgende Informationen eingelesen werden.

Dieses hier stellt nur einen Bruchteil der Dinge da, welche in einem funktionierenden Diebstahl Management System Berücksichtigung finden müssen. Von den anderen notwendigen Umsetzung möchte ich hier überhaupt nicht sprechen, da dieses den Rahmen sprengen würden.

Während meiner Ausbildung zum Compliance Offices und Datenschhutzbeauftragten habe ich mit diesem Thema gewidmet und daraus resultierenden ist dann die hier dargestellte Diebstahl Management Lösung entstanden. Von A wie Auftragsdatenverarbeitung bis Z wie Zweckbindung wurde so ziemlich alles berücksichtigt. Glücklich bin ich nun darüber dass nicht tausend Ablageorte definiert werden müssen, ein einheitliches Löschkonzept existiert, nur berechtigte Personen Zugriff auf die Daten haben und jede Person, die einer Straftat im Einzelhandel verdächtigt wird auch über die Erhebung ihrer Daten informiert und über ihre Rechte aufgeklärt wird.

Software von Einzelhändlern für den Einzelhandel gemacht

Diesen Slogan liest man sehr oft wenn man auf Diebstahl Management Lösungen im Internet stößt. Kann ja auch durchaus Sinn machen aber was ein sicheres, solides und auch DSGVO konformes Diebstahl Management System betrifft sollte hier schon mehr Kompetenz einfließen. Erfahrungen von professionellen Kaufhausdetektiven gehören da genauso rein, wie Aspekte einer funktionierenden Compliance Struktur und natürlich auch Datenschutz Kompetenz. Während einer Präsentation meiner ersten DMS Version bei einem namhaften Einzelhandelskonzern wurde ich belächelt. Da lag der Fokus auf ein integriertes Warenwirtschaftssystem und man verabschiedete mich mit den Worten „dafür sind Sie für uns nicht groß genug“.

Nun gut, Warenwirtschaftssysteme mit DMS Komponenten mag es schon wie Sand am Meer geben, da muss man das Rad nicht neu erfinden. Vielmehr lag mein Schwerpunkt bei der leichten Bedienung, einer papierlosen Verwaltung und einer Umsetzung die auch die Rechte der betroffenen Person (in unserem Fall auch ein Ladendieb) vollumfänglich garantiert.

Jeder sieht das was er sehen darf

Aufgrund des integrierten Berechtigungskonzept kann jeder nur die Daten sehen und bearbeiten für die er die entsprechenden Rechte vorweisen kann

Datenminimierung

Es werden nur die Daten erfasst, welche auch tatsächlich zur Bearbeitung von Strafanträgen im Einzelhandel notwendig sind.

Echtzeit Übertragung

Alle erfassten Strafanträge werden in Echtzeit in das System verschlüsselt übertragen. Hierzu werden die berechtigten Personen informiert.

Einheitliches Löschkonzept

Alle erfassten Strafanträge werden in nach einem festdefinierten Plan aus dem System gelöscht. Da keine Ordner notwendig sind, kann die Löschung der Daten auch garantiert werden.

Ein kleiner Auszug gefällig

Datensicherheit, Loss Prevention / Diebstahl Management haben mein Interesse geweckt. In meinem Ratgeber für die Datensicherheit und das Compliance Management im Einzelhandel und bei Sicherheitsunternehmen habe ich meine Entdeckungen, Erfahrungen und Lösungsansätze versucht anschaulich und ohne viel Paragraphen Gewitter darzustellen. Gerne stelle ich hier einen kleinen Auszug bereit.