Anonymes Hinweisgebersystem

Software für das Compliance Management

Effektiv, Echtzeit Kommunikation, Datenschutz konform

Im Detail – Anonymes Hinweisgebersystem

Die neue Richtlinie zum Schutz von Whistleblowern deckt viele Schlüsselbereiche des EU-Rechts ab. Das gilt z.B. sowohl für die Bekämpfung von Geldwäsche, den Datenschutz, den Schutz der finanziellen Interessen der Union, die Lebensmittel- und Produktsicherheit als auch für die Bereiche öffentliche Gesundheit, Umweltschutz und nukleare Sicherheit.

Ab dem Stichtag, dem 17. Dezember 2021 sollen sich Whistleblower auf sichere Kanäle zur Informationsweitergabe sowohl innerhalb von Unternehmen als auch gegenüber den Behörden verlassen können. Darüber hinaus sollen sie wirksam vor Entlassung, Belästigung oder anderen Formen von Vergeltungsmaßnahmen geschützt sein.

Wer muss nun zum Stichtag aktiv werden?
Unternehmen ab 50 Mitarbeitern müssen künftig geeignete interne Meldekanäle bereitstellen. Für die Unternehmen ab 250 Mitarbeitern gilt diese Pflicht voraussichtlich bereits ab dem 17. Dezember 2021, für Unternehmen zwischen 50 und 250 Mitarbeitern gibt es eine Übergangsfrist von weiteren zwei Jahren, somit bis zum 17.Dezember 2023.

Kommunen mit einer Einwohnerzahl ab 15.000 Einwohner müssen ebenfalls den Stichtag 17.12.2021 die Richtlinie umgesetzt haben.

Meldewege des Whistleblowings und ihre Vor- und Nachteile

Whistleblowings ist, auch wenn es dazu diesen soll Straftaten aufzudecken, nicht nur positiv konnotiert. Denn Whistleblowing kann – wenn auch im Kontext eines CMS fälschlicherweise – mit Bespitzelung und Denunziation gleichgesetzt werden und steht somit eigentlich einem vertrauensvollen Umgang im Unternehmen entgegen. Wie die Geschichte Deutschlands gelehrt hat, ist vor dem Hintergrund dieser Assoziationen zu Recht Skepsis und Zurückhaltung bei der Einführung zu erwarten. Auch aus diesem Grund sollte den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen bei der Einführung eines Hinweisgeber-Systems Zielsetzung und Ausgestaltung offen und transparent kommuniziert werden. So können falsche Assoziationen und unbegründetes Misstrauen gegenüber Whistleblowing abgebaut werden.

Im Rahmen eines CMS sind Whistleblowing-Tools ein Bestandteil des Prozesses, der den Umgang mit Compliance-Vorfällen beschreibt. Im Prinzip lassen sich hier drei Informationskanäle oder Arten von Whistleblowing-Tools nennen. Alle haben ihre Nachteile und Vorteile:

Kommunikationswege Hinweisgebersystem

Das Hinweisgeber-System kann zum Beispiel in Form einer Telefon-Hotline eingerichtet werden. Anrufe werden von einem Callcenter entgegengenommen und an die jeweilige Stelle weitergeleitet, die den Hinweis dann inhaltlich bearbeitet.
Von Vorteil ist hier die Erreichbarkeit rund um die Uhr. In internationalen Konzernen sind auch Sprachbarrieren kein Problem, da der Hinweisgeber an einen Ansprechpartner in seiner Sprache verbunden werden kann.
Ein Nachteil kann sich aus der Weitergabe des Hinweises ergeben. Übertragungs- und Weitergabefehler sind hier ein Beispiel. Zudem erfolgt keine Filterung der Hinweise und das Erkennen von Denunziationen wird schwieriger. Ein weiteres Problem hinsichtlich der Anonymität kann sich durch Rufnummern- und Spracherkennung ergeben.

Entweder per Email oder über ein Whistleblower-Portal kann der Hinweisgeber bei einem internetbasierten Hinweisgeber-System seinen Hinweis geben.
Ein Vorteil ist die Benutzerfreundlichkeit eines Portals, denn hier lassen sich Hinweisgeber Schritt für Schritt durch den Meldeprozess führen. Zudem lassen sich auch hier die Verfügbarkeit verschiedener Sprachen sichern und die Anonymität ist durch Verschlüsselungstechniken der Anbieter gewahrt. Ein weiterer Vorteil ist die ständige Verfügbarkeit und dadurch die niedrige Hemmschwelle. Der Hinweis kann jederzeit anonym abgegeben werden und Unterlagen, die den Vorwurf belegen können, beigefügt werden.
Als Nachteil kann hier der Mangel an persönlicher Kommunikation gesehen werden. Auf der einen Seite senkt dies die Hemmschwelle für Hinweisgeber, sich an ein Whistleblower-Portal zu wenden. Auf der anderen Seite bedeutet dies aber auch, dass es auf Grund der Anonymität eher zu Falschmeldungen und Denunziationen kommen kann. Zudem ist der finanzielle Aufwand für Implementierung und Betreuung der Plattform zu berücksichtigen.

Eine dritte Möglichkeit ist die persönliche Kontaktaufnahme zu einem Ansprechpartner. Hier empfiehlt sich die Ernennung einer Ombudsperson, die dem Vorstand nicht weisungsgebunden ist. Hier ist das Vertrauen und der Bekanntheitsgrad der Ombudsperson auschlaggebend. Als Kanal können natürlich neben der persönlichen Ansprache auch Telefon oder Email dienen. Ziel sollte aber immer ein persönliches Gespräch zwischen Hinweisgeber und Ombudsperson sein, in welchem dann gemeinsam Unterlagen oder Dokumente gesichtet werden können.
Ein Vorteil ist die Erfahrung und Expertise der Ombudsperson, mit der schnell den Motiven des Hinweisgebers und den Hintergründen des Fehlverhaltens auf den Grund gegangen werden kann. Das persönliche Gespräch reduziert zudem das Risiko bewusster Falschmeldungen. Zudem bleiben bei einer internen Ombudsperson vertrauliche Informationen im Unternehmen.
Nachteile
 finden sich bei der eingeschränkten zeitlichen Erreichbarkeit. Dies gilt sowohl außerhalb der Geschäftszeiten aber auch innerhalb, da die Ombudsperson durch Besprechungen oder andere Termine nicht erreichbar sein kann. Auch kann der direkte Kontakt nicht nur vorteilhaft sein, sondern auch Hinweisgeber abschrecken. Bei persönlichen Kontakten kann keine Anonymität garantiert werden.

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