anonymes hinweisgebersystem

Die EU-Richtlinie zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden („EU-Whistleblower Richtlinie“ 2019/1937) sieht vor, dass Unternehmen und Organisationen auch in Deutschland verpflichtet werden, ein Hinweisgebersystem zu implementieren und sowohl Mitarbeitern als auch Externen, wie Geschäftspartnern und Angehörigen von Mitarbeitern, ein anonymes Meldesystem für Fehlverhalten zur Verfügung zu stellen.

Hinweisgeber Richtlinie der EU

Die  Richtlinie „zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden” ( „EU-Whistleblower Richtlinie 2019/1937″), wurde im April 2018 vorgestellt und 2019 durch das Europäische Parlament und den Rat der Europäischen Union verabschiedet. Am 16.12.2019 ist die Richtlinie in Kraft getreten.

Die Mitgliedsstaaten müssen die Richtlinie innerhalb von zwei Jahren nach deren Inkrafttreten, voraussichtlich bis Ende 2021, umsetzen („Art. 26 Abs. 1″).

Das Ziel des Europäischen Parlaments ist der Schutz von Hinweisgebern, die einen Gesetzesbruch oder ein Fehlverhalten melden, und übergeordnet somit auch der Schutz der Demokratie sowie der Meinungs- und Pressefreiheit.

Die Pflicht zur Einführung eines Hinweisgebersystems trifft juristische Personen des Privatrechts mit mehr als 50 Mitarbeitern sowie juristische Personen im öffentlichen Sektor (staatliche Verwaltungsstellen, regionale Verwaltungen und Dienststellen).

Was bedeutet „Whistleblowing”?

„Whistleblowing“ ist ein Ausdruck aus dem Englischen und bedeutet – inhaltlich übersetzt – „Hinweise geben/ Alarm schlagen“. Hinweisgeber sind Personen, die im beruflichen Kontext Informationen über „Verstöße“ gegen Rechtsnormen und ethischen Grundsätze erlangt haben und diese Informationen offenlegen, u.a.

  • sämtliche Arbeitnehmer
  • Gesellschafter, Anteilseigner und Selbständige
  • „Dritte“ (z.B. Angehörige von Mitarbeitern oder Geschäftspartner).

Warum ist es ratsam, ein Hinweisgebersystem einzurichten?

Umfragen im Auftrag der Europäischen Kommission haben ergeben, dass die Mehrzahl der EU-Bürger negative persönliche Folgen durch Meldung von Missständen im Arbeitsumfeld befürchtet. Dies wiederum bedroht den Binnenmarkt. Die potenziellen, durch unzureichenden Hinweisgeberschutz bedingten Ertragsausfälle allein für den Bereich des öffentlichen Auftragswesens wurden EU-weit auf jährlich EUR 5,8 bis 9,6 Mrd. Euro geschätzt.

Weitere Umfragen der Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) im Jahr 2018 (ACFE report to the nations) haben ergeben, dass rund 63% der Unternehmen, die Opfer von Wirtschaftskriminalität wurden, eine Hotline als Meldekanal eingerichtet hatten. Weniger häufig wurden E-Mails und webbasierte Tools genutzt. In etwa 50% der Korruptionsfälle und 38% der Betrugsdelikte wurden nicht etwa durch den Jahresabschlussprüfer oder die interne Revision, sondern  durch einen Hinweisgeber aufgedeckt.

Bei Einrichtung eines geeigneten Hinweisgebersystems können Missstände frühzeitig erkannt und hierdurch entstehende Schäden reduziert werden. Folgerichtig hat auch die ACFE-Umfrage gezeigt, dass Unternehmen mit einem Hinweisgebersystem im Schnitt einen um 50% geringeren Schaden erlitten haben als Unternehmen ohne Hinweisgebersystem.

Welche Pflichten gelten für Unternehmen?

Die „EU-Whistleblower-Richtlinie” gibt für die Umsetzung durch die Mitgliedstaaten den folgenden Rahmen vor: Das Meldesystem kann vom Unternehmen selbst oder durch Dienstleister betrieben werden.

  • Das Meldesystem muss auch Geschäftspartnern und Externen (z.B. Angehörigen von Mitarbeitern) zugänglich gemacht werden (z.B. über die Website des Unternehmens).
  • Meldekanäle müssen schriftliche und/ oder mündliche Beschwerden ermöglichen. Auf Ersuchen des Hinweisgebers muss die Möglichkeit eines persönlichen Treffens gegeben sein.
  • Die Vertraulichkeit muss gewahrt sein. Es sollte stets nur ein autorisierter Kreis aus Verantwortlichen des Unternehmens Zugang zu den Meldungen haben.
  • Das Unternehmen ist verpflichtet, dem Hinweisgeber den Eingang des Hinweises zeitnah zu bestätigen (innerhalb von 7 Tagen), nachzuverfolgen und geeignete Maßnahmen zu ergreifen (Zuweisung von Aufgaben intern oder extern und Start der Ermittlungen).
  • Eine Rückmeldung an den Hinweisgeber soll innerhalb von zwei Monaten (im Einzelfall innerhalb von 4 Monaten) erfolgen.

Was sollten Hinweisgeber beachten?

Hinweisgeber sollten ihren Verdacht vorab nach bestem Wissen und Gewissen dahingehend überprüfen, ob tatsächlich ein Verstoß gegen geltende EU-Rechtsnormen oder nationale Gesetze vorliegt. Der Hinweisgeber ist angehalten, zunächst interne Kanäle wie das Hinweisgebersystem für die Meldung von Hinweisen zu wählen.

Wie ist der Hinweisgeber geschützt?

Gemäß der „EU-Whistleblower-Richtlinie” muss der Hinweisgeber die Möglichkeit haben, seinen Hinweis anonym abzugeben. Er ist vor Repressalien zu schützen. Damit sind jegliche Benachteiligungen, wie beispielsweise das Übergehen bei Beförderungen, Mobbing etc. gemeint.

Wie werden Betroffene geschützt?

Die „Betroffene Person“ ist eine natürliche oder eine juristische Person, die laut dem jeweiligen Hinweis einen Verstoß begangen hat oder daran beteiligt ist. Für die „Betroffene Person“ besteht, auch wenn sich die Anschuldigungen als falsch herausstellen, die Gefahr eines Reputationsschadens.

Unternehmen haben daher

  • die Unschuldsvermutung in jedem Verfahrensmoment zu wahren,
  • das Recht des Betroffenen auf Verteidigung, Anhörung und Akteneinsicht zu wahren (dem steht regelmäßig das Recht des Hinweisgebers entgegen, anonym zu bleiben),
  • die Anonymität der betroffenen Person während der Untersuchung zu wahren und
  • eine Stigmatisierung der betroffenen Person zu vermeiden.

Welche Konsequenzen sind beim Verstoß gegen die nationale Umsetzung der „EU-Whistleblower-Richtlinie” zu erwarten?

Die neue „EU-Whistleblower-Richtlinie” hält die Mitgliedstaaten dazu an, in der jeweiligen nationalgesetzlichen Umsetzung Sanktionen für Unternehmen vorzusehen, die

  • die Meldungen behindern,
  • Repressalien gegen gutgläubige Hinweisgeber ergreifen,
  • mutwillige Gerichtsverfahren anstrengen,
  • oder die Vertraulichkeit verletzen.

Hinweisgeber, die wissentlich falsche Informationen gemeldet oder offengelegt haben, sollen ebenfalls sanktioniert werden. Der Nachweis ist dabei durch das Unternehmen zu führen. Die Art und der Umfang der Sanktionen obliegen den Mitgliedsstaaten im Rahmen der Umsetzung.

Wann sollten Unternehmen ein Hinweisgebersystem einrichten?

In Deutschland ist die Richtlinie noch umzusetzen. Ein erster Schritt in Richtung Hinweisgeberschutz wurde in Deutschland bereits dadurch unternommen, dass der deutsche Bundestag Anfang 2019 das „Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen” (GeschGehG) verabschiedet hat.

Dieses Gesetz sieht bereits vor, dass eine Offenlegung von Geschäftsgeheimnissen unter bestimmten Voraussetzungen gerechtfertigt sein kann, sofern sie zur Aufdeckung einer rechtswidrigen Handlung oder eines beruflichen oder sonstigen Fehlverhaltens erfolgt.

Unternehmen und staatliche Organisationen sind gut beraten, frühzeitig ein anonymes Hinweisgebersystem zu implementieren, da die Implementierung je nach Größe und Komplexität der Organisationsstruktur einige Wochen bis Monate in Anspruch nehmen kann.

Wie funktioniert ein Hinweisgebersystem?

Hinweise können über das Web-Portal, per Telefon, E-Mail, auf Rückruf, über eine Voicebox sowie über ein Call-Center, in dem qualifizierte Mitarbeiter 24/7 Anrufe entgegennehmen, abgegeben werden. Unterstützende Dateien können über das Web-Portal hochgeladen werden.

Über die Feedback-Funktion erfolgt die Kommunikation mit dem Hinweisgeber auf dessen Wunsch entweder

  • vollständig anonym
  • vertraulich  oder
  • eingeschränkt vertraulich

Nachdem die eingegangene Meldung von Deloitte dokumentiert und ggf. anonymisiert wurde, erhält der autorisierte Nutzer des Unternehmens zeitnah einen Bericht, den er ebenfalls online einsehen und eigenständig bearbeiten kann. Das Case-Management-Tool bietet die Möglichkeit, die Verantwortlichkeiten innerhalb der Organisation fallweise zu definieren.

Die Statistiken der eingegangenen Hinweise können visualisiert und heruntergeladen werden. Der verantwortliche Mitarbeiter steht für Fragen und ggf. für die Besprechung der weiteren Vorgehensweise zur Verfügung.

Welche Vorteile bietet ein Hinweisgebersystem?

Ein maßgeschneidertes Hinweisgebersystem, dient der professionellen Beratung, Bearbeitung der Meldungen durch geschulte Mitarbeiter und Unterstützung bei der internen Aufklärung aus einer Hand.

Mit dem Case-Management-Tool können die Hinweise jederzeit durch einen autorisierten Kreis aus Verantwortlichen des Unternehmens bearbeitet werden.

Das Hinweisgebersystem wird im bestehenden Compliance-Management-System integriert und fungiert als wirksames Instrument zur Risikofrüherkennung.