Fragen und Antworten zum Hinweisgebersystem
auf fast alles eine Antwort
Hier geht es um das Hinweisgebersystem
Was ist das Thinksave Hinweisgeber-System?
Das Hinweisgebersystem von thinksave.de (kurz thinkWhisply genannt) ist das sichere, digitale Hinweisgeber-System für vertrauliches Melden von Gesetzes – und Regelverstößen, perfekt ausgerichtet auf die Bedürfnisse und Anforderungen kleiner und mittelständischer Unternehmen.
thinkWhisply ermöglicht es Ihnen, Vorfälle vertraulich oder anonym online oder per Telefon zu melden. thinkWhisple ist unabhängig von der IT Ihres Unternehmens. Es ist daher unmöglich, zurückzuverfolgen, wer der Hinweisgeber ist. Die Daten befinden sich gesichert in der Cloud der Dogado GmbH. Nur diejenigen, die zum Zugriff auf das System berechtigt sind, haben Zugang zu den Informationen. Niemand sonst – nicht einmal thinksave.
Welches Unternehmen benötigt ein Hinweisgebersystem?
Das kommt darauf an: Wenn Ihr Unternehmen > 50 Mitarbeiter hat oder mehr als EUR 10 Mio. Umsatz im Jahr erwirtschaftet oder unter §2 des Geldwäschegesetzes fällt, müssen Sie Ihren Mitarbeitern ein Hinweisgeber-System zum anonymen Melden von Gesetzesverstößen im Unternehmen anbieten. Durch die neue EU-Regelung, die ab Ende 2021 verpflichtend ist, darf Ihr Mitarbeiter bei fehlendem Hinweisgeber-System direkt an die Öffentlichkeit gehen. Wenn Ihnen Werte wie Transparenz und Integrität in Ihrem Unternehmen am Herzen liegen, bietet Ihnen ThinkWhisply ein verlässliches und einfaches System, Integrität zu fördern und Skandale zu vermeiden.
Gibt es eine Möglichkeit das Hinweisgebersystem vorab zu testen?
Ja, gerne. Füllen Sie einfach das untenstehende Formular aus, wir schicken Ihnen einen Link zu und Sie schauen sich ThinkWhisply ganz in Ruhe an.
Wie kann man nun Gesetzes - und/oder Regelverstöße melden?
Mit ThinkWhisply können vertraulich und anonym Gesetzesverstöße gemeldet werden. Hinweisgeber können sich bspw. über den Link auf der Unternehmenswebseite einloggen und ihren Hinweis anhand von vorgegebenen Fragen und Freitext abgeben. Zusätzlich können Fotos oder Dateien hochgeladen werden. Vor Absenden des Hinweises können Hinweisgeber entscheiden, ob sie ihre Kontaktdaten angeben oder lieber anonym bleiben möchten. Die Plattform funktioniert wie ein von zwei Seiten zugängliches Schließfach. Hinweisgeber erhalten vor dem Absenden eines Hinweises einen Auth-Code, mit der sie sich später wieder in das Schließfach einloggen können. Unternehmen haben so die Möglichkeit, Nachfragen zu stellen. Das Schließfach ist für den Hinweisgeber nur mit der Auth-Code zugänglich und ist daher gut aufzubewahren.
Was muss eigentlich alles gemeldet werden?
Unternehmen können individuell festlegen, zu welchen Themen über Gesetzesverstöße hinaus Hinweise gegeben werden können. Unsere Erfahrung ist, dass Mitarbeiter ein sehr gutes (Un)Rechtsempfinden haben. Verhaltensweisen, die einem Unternehmen direkt oder indirekt, kurz-, mittel- oder langfristig schaden, sollten auf jeden Fall gemeldet werden.
Mittels ThinkWhisply kann der Hinweisgeber bequem über ein Pulldown Menü den entsprechenden Verstoß auswählen oder diesen über einen Freitext definieren.
Was ist Whistleblowing?
Whistleblowing ist der Hinweis auf einen Missstand oder Fehlverhalten im Unternehmen mit der Absicht, Schaden vom Unternehmen abzuwenden. Whistleblowing kann vertraulich und anonym erfolgen. Um mögliche negative Konsequenzen für den Hinweisgeber zu vermeiden, sollte dazu ein Weg genutzt werden, der die Sicherheit des Hinweisgebers vollumfänglich gewährleistet. Dies ist nur bei digitalen Plattformen in der Cloud in Deutschland der Fall.
Hier geht es um Module und Funktionen
In welchen Sprachen ist das Hinweisgebersystem verfügbar?
ThinkWhisply ist in mehr als 10 Sprachen verfügbar. Bei Bedarf können wir jederzeit kurzfristig weitere Sprachen aufnehmen.
Sind weitere Sprachen kostenlos?
Die ThinkWhisply Pro Version ist in der deutschen und englischen Sprachen verfügbar. Wünschen Sie weitere Sprachen so können diese für 190 Euro (pro Sprache und jährlich) dazu gebucht werden.
Wer sollte die Compliance Officer Funktion wahrnehmen?
Das hängt von der Größe Ihres Unternehmens ab. Bei kleinen Unternehmen ist es häufig der Inhaber oder Geschäftsführer. Bei größeren Unternehmen der CEO, COO, CFO oder Compliance, Leiter Recht / Personal. Viele unserer Kunden delegieren diese Rolle auch ganz oder zusätzlich an ihren Anwalt, Ombudsmann oder Steuerberater. Somit ist gewährleistet, dass auch in Zeiten der Abwesenheit des unternehmensinternen Systemadministrators eingehende Fälle termingerecht bearbeitet werden.
Kann die Funktion Compliance Officer von Thinksave erbracht werden?
Selbstverständlich können Sie auch thinksave mit der Wahrnehmung der entsprechenden Compliance Funktion beauftragen. Als zertifizierte Compliance Officer sind wir nicht nur die vertraulichen Ansprechpartner sondern auch mit der Umsetzung eines CMS bestens vertraut. Bitte fragen Sie diese Leistung gesondert an.
Wie viele Compliance Administratoren werden empfohlen?
Wir empfehlen auch bei Unternehmen <50 Mitarbeiter zwei Systemadministratoren, optimalerweise ein Externer wie Anwalt, Ombudsmann oder externer Compliance Officer. Somit ist gewährleistet, dass auch in Zeiten der Abwesenheit des unternehmensinternen Systemadministrators eingehende Fälle termingerecht bearbeitet werden. Bei größeren Unternehmen empfehlen wir auch mehr Systemadministratoren. Diese können mit unterschiedlichen Rechten ausgestattet sein.
Wie viele Compliance Administratoren sind im Umfang enthalten?
Grundsätzlich sind in allen ThinkWhisply Paketen 2 Zugänge eingerichtet.
Ist im Paket ein Compliance Case Management vorhanden?
Ja, zur Verwaltung und Bearbeitung von Fällen gibt es ein einfaches, benutzerfreundliches Case-Management-System.
Hier geht es um die Abrechnung und um die Sicherheit
Sind die Daten sicher?
Ihre Daten sind bei uns sicher! Höchste Sicherheit für Ihre Daten ist für uns selbstverständlich und eine unerlässliche Voraussetzung für ein erfolgreiches Hinweisgeber-System. Das System wird in der Cloud der Dogado GmbH gehostet. Informationen zu den Fällen können ausschließlich von den Systemberechtigten des Unternehmens gesehen und bearbeitet werden. Hinweisgeber können über einen individuellen Auth-Code die Daten zu ihrem Hinweis und die Antworten des Unternehmens sehen. Darüber hinaus hat niemand Zugang zu den Informationen.
Wer kann die Hinweise einsehen?
Hinweise können nur von den eingerichteten Systemberechtigten gesehen werden. Wer systemberechtigt ist, unterscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen und hängt auch von der Unternehmensgröße ab: In der Regel ist es die Geschäftsführung, der Leiter Recht, der Compliance-Beauftragte oder ein externer Berater des Vertrauens (Rechtanwalt, Ombudsmann, Steuerberater, Complianceberater).
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Was kostet das Hinweisgebersystem?
Unsere Paket & Preis Übersicht ist ganz einfach: Für Unternehmen <50 Mitarbeiter kostet ThinkWhisply 588€ p.a. Für Unternehmen ab 50 Mitarbeiter kostet die Lizenz 1.990€ p.a. Ab 2.990€ p.a. startet unsere Lizenz für Enterprises mit über 1.000 Mitarbeitern.
Wie stellt sich die Laufzeit / Vertragsdauer dar?
Der Vertrag wird für 12 Monate geschlossen. Ihr Vertrag verlängert sich automatisch jeweils um ein weiteres Jahr, sofern Sie ihn nicht einen Monat vor Ablauf des jeweiligen Vertragsjahres kündigen.
Hier geht es um Module und Funktionen
Wie lange dauert die Implementierung meines Hinweisgebersystems?
ThinkWhisply ist 24h nach der Buchung einsatzbereit. Da viele unserer Kunden keine eigene IT-Abteilung haben, haben wir den Prozess für Sie ganz einfach gehalten: Sie erhalten von uns einen Link zum Hinweisgeber-System für Ihr Intranet oder Ihre Webseite. Dieser kann von einem Whistleblower ohne Schulung einfach genutzt werden. Über den gleichen Link gelangen Ihre Systemberechtigten zum Case-Management-System.
Muss gesonderte Software installiert werden?
Nein, Sie brauchen keine Software zur Nutzung von ThinkWhisply installieren. Es handelt es sich um ein einfaches Plug-and-Play-System, die von jedem Browser zugänglich ist und keiner Installation bedarf.
Ein Hinweis ist im System, was nun?
Das Unternehmen muss nach spätestens einer Woche eine Eingangsbestätigung im Schließfach hinterlegt haben. Eventuell gibt es Rückfragen an Sie, um den Fall besser untersuchen zu können. Nach spätestens 3 Monaten muss das Unternehmen Ihnen per Nachricht im Schließfach mitteilen, wie mit Ihrem Hinweis verfahren wurde. Bitte bewahren Sie daher unbedingt den Auth-Code auf, um sich wieder einloggen zu können. Wenn Ihnen nach Ablauf der 3 Monate kein Ergebnis mitgeteilt wurde, dürften Sie sich mit dem Missstand an die Öffentlichkeit wenden. Ihr Schutz als Whistleblower ist gewährleistet, solange Sie Ihre Meldung nicht innerhalb dieser Fristen an die Öffentlichkeit geben.