Mythos Personalausweis und Datenschutz. Wohl kaum ein Thema ist so sensibel zu betrachten wie der Umgang mit Ausweisdokumenten in der Geschäftswelt. Grundsätzlich müssen die folgenden Fragen beantwortet werden um einen korrekten Umgang mit Ausweis Dokumenten bewerkstelligen zu können

Wer darf denn überhaupt ein Ausweis Dokument zur Ansicht verlangen?

Klar und deutlich, Grundsätzlich hat nicht jede Person und auch nicht jede Unternehmung das Recht, Identifikationsdokumente einzusehen. Dabei haben in aller Regel einzig und allein die staatlichen Kontrollbehörden das Recht, einen entsprechenden Identitätsnachweis zu verlangen. Das umfasst insbesondere Angestellte bei Polizei, Ordnungsamt oder Zoll. Auch Kaufhaus Detektive, Fahrkarten Kontrolleure haben kein Anrecht darauf ein Ausweis Dokument einsehen zu dürfen haben aber jedoch das Recht, sofern es zur Feststellung von Straftaten geht, die betroffenen Personen so lange festzuhalten, bis die Polizei vor Ort die Prüfung übernehmen kann. Somit ist das Thema Personalausweis eigentlich schon fast beendet.

Dürfen Unternehmen ein Ausweisdokument zur Identifikationsfeststellung verlangen

Grundsätzlich gilt auch hier erst einmal ein klares Nein auszusprechen. Ausnahmen bestätigen jedoch auch hier die Regeln besonders dann, wenn es darum geht Geldwäsche zu verhindern. Hier sind jedoch klare Regeln aufgesetzt und auch hier darf nicht gleich jedes Unternehmen diesen Rechtvertigungsgrund einfach so benennen. Möchten Unternehmen jedoch weiterhin ein Ausweis Dokument zur Nutzer – Kunden Identifizierung verlangen, dann müssen hierbei folgende Punkte beachtet werden.

  • 1. Der Kunde / Nutzer hat diesem Prozess eine eindeutige und klare Einwilligung zu erteilen
  • 2. Der Kunde / Nutzer hat das Recht besondere Merkmale seines Ausweisdokuments zu schwärzen
  • 3. Der Vorgang muss im Datenschutz Hinweis explizit erwähnt und beschrieben werden
  • 4. Das Ausweisdokument darf nur solange für die interne Bearbeitung verwendet werden, wie es der Auftrag bzw. der Zweck erfordert
  • 5. Die Personen welche mit Ausweisdokumenten innerhalb einer Unternehmung in Berührung kommen, müssen über einen Schulungsnachweis DSGVO verfügen
  • 6. Es muss seitens der Unternehmung ein Lösch – und Berechtigungskonzept vorgelegt werden können

Alternativen zur Identifitätsfeststellung

Grundsätzlöich gibt es zu jedem Problem immer eine Lösung. Die Anforderungen an den Umgang mit Ausweisdokumenten sind wie bereits beschrieben sehr hoch und zudem eine stringenten Dokumentation unterworfen. Unternehmen die sich diesen Aufwand nicht leisten können aber dennoch einen hohen Nachweis in Sachen Identitätsnachweis erhalten möchten, können u.a. auf das PostIdent Verfahren der Deutschen Post AG zugtreifen. Sicherlich, dieses Verfahren ist mit Kosten verbunden und in Sachen Datenschutz und Compliance durchaus effektiv.

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Stichtag 17.12.2021: EU Whisleblower Verordung

Haben Sie schon Ihr anonymes Hinweisgebersystem?

Die neue Richtlinie zum Schutz von Whistleblowern deckt viele Schlüsselbereiche des EU-Rechts ab. Das gilt z.B. sowohl für die Bekämpfung von Geldwäsche, den Datenschutz, den Schutz der finanziellen Interessen der Union, die Lebensmittel- und Produktsicherheit als auch für die Bereiche öffentliche Gesundheit, Umweltschutz und nukleare Sicherheit.

Ab dem Stichtag, dem 17. Dezember 2021 sollen sich Whistleblower auf sichere Kanäle zur Informationsweitergabe sowohl innerhalb von Unternehmen als auch gegenüber den Behörden verlassen können. Darüber hinaus sollen sie wirksam vor Entlassung, Belästigung oder anderen Formen von Vergeltungsmaßnahmen geschützt sein.

Wie auch Sie der neuen EU Verordnung leicht und professionell nachkommen können, das erfahren Sie auf meiner Hinweisgebersystem Projekt Webseite.

Wie kann ich Ihnen helfen?

Datenschutz, Compliance, Digitalisierung, das sind die Themen die mich umtreiben. Und was beschäftigt Sie? Welches Bedürfnisse an Unternehmenssicherheit beschäftigen aktuell Sie? Unabhängig was dieses auch sein mag, ich stehe Ihnen jederzeit gerne mit Rat und Tat zur Seite und das mit sehr viel Leidenschaft.

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