Die Veröffentlichung von Mitarbeiterfotos ist eine gute Möglichkeit, einen persönlichen Bezug zu dem Unternehmen zu schaffen und das Firmenimage zu pflegen. Möglich ist dies aber nur auf Grundlage einer vorherigen, umfangreichen Information des jeweiligen Mitarbeiters.

Die Persönlichkeitsrechte aller Mitarbeiter müssen jederzeit gewahrt werden. Daher muss jeder einzelne Mitarbeiter für die Verwendung seines Fotos seine Einwilligung geben. Bei der vertraglichen Ausgestaltung der Einwilligung gibt es für Firmen eine gewisse Flexibilität. Dennoch ist es empfehlenswert, die Einwilligung möglichst detailliert und transparent zu gestalten, um Missverständnissen vorzubeugen.

Schließlich gilt: Der Mitarbeiter muss die Einwilligung zu Mitarbeiterfotos jederzeit widerrufen können. Um den Prinzipien des Datenschutzes zu genügen, sollte es auch eindeutige Regelungen geben, was mit den Fotos geschieht, wenn der Mitarbeiter aus der Firma ausscheidet.

Wo werden die Mitarbeiter Fotos veröffentlicht?

Stellen wir uns vor Sie haben von Ihrem Mitarbeiter die Einwilligung erhalten Fotos von ihm veröffentlichen zu dürfen. Wenn dem so ist, sollte man als Arbeitgeber genau protokollieren in welchen Quellen das oder die Fotos publiziert wurde. Hier bieten sich neben der Veröffentlichung auf der Firmen Webseite und dank Social Media zahlreiche Möglichkeiten an. Aber auch Print Kampagnen wie z.B. Poster, Broschüren, Flyer können und müssen als Quelle gewertet werden können.

Grundsätzlich liegt es in der Verantwortung des Arbeitgebers alle Quellen genau zu dokumentieren und auch dem Mitarbeiter die unterschiedlichen Möglichkeiten der Veröffentlichung genau darzustellen.

Trugschluss Webseiten Veröffentlichung

Die Veröffentlichung der Mitarbeiter Fotos auf der Webseite scheint für viele Arbeitgeber die einfachste und auch problemloseste Möglichkeit zu bieten. Dem ist aber definitiv nicht so, denn wurde ein Mitarbeiter Foto auf der Webseite eingebunden, dann kann dieses, sofern die Integration nicht korrekt ausgeführt wurde, erhebliche Probleme mit sich bringen. Einfach das Bild von der Webseite nehmen, damit ist es definitiv nicht getan. Warum und weshalb, das erkläre ich in dem folgenden Abschnitt.

Wenn Google das Mitarbeiter Foto auch toll findet

Jedes Unternehmen ist daran interessiert, dass Google dieses Unternehmen bei Suchanfragen anzeigt. Das ist ja schließlich Sinn und Zweck der Webseite. Zum einen soll diese Besucher informieren und zum anderen soll diese natürlich auch gefunden werden um ggfs. weitere Interessenten generieren. So wie nun die Webseite bei Google gefunden wird (man dieses auch Indexierung), so werden natürlich auch alle Mitarbeiter Fotos im Google Index aufgenommen. Vorausgesetzt man hat Google von der Indexierung der Bilder ausgeschlossen. In der Regel ist dieses nicht der Fall und somit ist das Bild nun dort wo es nur sehr schwer wieder zu entfernen ist.

Wenn der Mitarbeiter seine Einwilligung zur Veröffentlichung widerruft

Dann wird es in Sachen Google Indexierung eine nicht so leichte Hürde zu nehmen. Entgegen der Annahme – “ok, dann löschen wir das Bild von der Webseite” – muss klar gesagt werden, so einfach ist das nicht. Zwar ist das Bild auf der Webseite nicht mehr vorhanden aber es ist immer noch für die Internet Gemeinschaft im Google Index vorhanden. Kurzum: Man kann dem Widerruf nicht Folge leisten und nun ist der Ärger schon vorprogrammiert. Jetzt ist guter Rat teuer.

Lucy Hellfire als mahnendes Beispiel

Um das sensible Thema Mitarbeiter Foto und Google Indexierung im wahrsten Sinne des Wortes bildlich darstellen zu können habe ich ein virtuelles Mitarbeiter Profil für die Vertriebschefin Lucy Hellfire eingerichtet. Was genau kann man hier einsehen. Im Beispiel möchte Lucy nun das von ihr veröffentlichte Foto aus dem Internet entfernt wissen, Lucy hat ihre Einwilligung widerrufen. Jetzt liegt es an uns das Bild

  • a.von der Webseite zu entfernen
  • b.das Bild aus dem Google Index zu entfernen

Punkt a) dürfte rasch erledigt sein, schließlich geht es ja nur darum die entsprechende Profil Seite und das Foto vom Webserver zu löschen. Mit einem Content Management System eigentlich kein großartiges Problem.

Punkt b.) ist damit natürlich nicht abgearbeitet, denn Google interessiert sich nicht unbedingt für das was wir von unseren Webseite löschen. Google hat weiterhin das Bild von Lucy fest im Griff und diesen Griff müssen wir nun lösen. Aber wie tun wir das, was brauchen wir dazu und wie gehen wir nun am besten vor?

Als erstes benötigen wir Zugang zu unserem Webserver / Webpaket. Hierzu nutzen wir einen sogenannten FTP Client (z.B. Filezilla). Filezilla ist kostenlos und kann hier heruntergeladen werden.

Weiterhin benötigen wir, damit wir mit Filezilla arbeiten können, die entsprechenden Zugangsdaten zu unserem Webserver. Dieser erhalten Sie vom entsprechenden Provider / Hoster.

Das wichtigste Werkzeug welches wir aber benötigen ist ein Zugang zu den sogenannten Google Webmaster Tools auch besser bekannt unter dem Begriff Googel Search Console. Diese Applikation ist ebenfalls kostenlos.

Um nun mit der Google Search Console arbeiten zu können ist es notwendig die eigene Webseite mit der GS-Console bekannt zu machen. Hierzu müssen wir die Domain als Proberty hinzufügen! Nachdem die Domain als Proberty aufgenommen und akzeptiert wurde, haben Sie Zugriff auf alle Inhalte die Google im Index aufgenommen hat.

Ansicht GSC

Ansicht GSC Link Entfernen

Klicken Sie nun auf Entfernen und kopieren Sie den direkten Link zum Bild in die entsprechende Eingabezeile. Klicken Sie dann auf entfernen.

Beispiel: Direkter Link zum Bild
https://thinksave.de/dms/wp-content/uploads/2021/02/lucy-hellfire-vertriebsassistenz-hellfire-und-partners.png

Im nächsten Schritt öffnen Sie die Seite mit dem entsprechenden Mitarbeiter Foto und kopieren den Link aus der Browserzeile.

Link in unserem Beispiel
https://thinksave.de/dms/hellfire-vertriebsleitung-lucy-hellfire/

Kopieren Sie auch diesen Link in das entsprechende Eingabefeld und klicken Sie auch dann auf entfernen.

Beide Links, der direkte Link zum Bild sowie auch der Link zu der entsprechenden Profil Seite werden nun von Google aus dem Index gelöscht. Dieses kann dann zwischen 1 – bis 4 Tage dauern.

Um festzustellen ob Bild und Seite tatsächlich aus dem Google Web Index und Google Bilder Index verschwunden ist, empfiehlt es sich die entsprechenden Links in die Google Suche einzugeben. In der Regel müsste dann eine entsprechende Meldung erscheinen, dass die Dateien nicht mehr gefunden werden können.

Hinweis:
Habe Sie eine Mitarbeiter Portfolio Seite auf der mehrere Mitarbeiter dar – und vorgestellt werden, dann geben Sie nur die direkte Bild Adresse zum entfernen ein.

Was ist nun zu tun?
Beide Inhalte sind nun gelöscht. Damit Google grundsätzlich keine Chance mehr bekommt diese Daten aus welchen Gründen auch immer, erneut zu indexieren, müssen Sie eine sogenannte Sitemap Datei von Ihrer Domain erstellen. Dieses können Sie kostenlos mit dem folgenden Tool kostenlos erledigen:

Googe Sitemap Generator. Tragen Sie dort Ihre Domain ein und erstellen Sie Ihre Sitemap Datei. Diese Datei wird nach Erstellung auf Ihren PC herunter geladen. Stellen Sie nun mit Filezilla eine Verbindung zu Ihrem Webserver / Webpaket her und laden Sie diese Datei in das Root Verzeichnis auf Ihrem Server.

Anschließend besuchen Sie wieder Ihre Googe Search Console und klicken auf den Menüpunkt Sitemaps. Es erscheint ein Eingabefeld was bereits mit Ihrer Domain vorbelegt ist. Tragen Sie dot nun https://www.ihre-domain.de/sitemap,xml ein und bestätigen Sie den Vorgang,

Das sollte es nun gewesen sein. Benötigen Sie Hilfe zu diesem speziellen Fall und haben Sie Probleme bei der Beseitigung von Mitarbeiter Fotos aus dem Google Index dann kommen Sie auf mich zu. Gerne helfe ich Ihnen weiter.